Medizingerätehersteller setzt auf Software von ABAS

Wachstumsmotor ERP

Land der Ideen. Was sind das für Unternehmen und Menschen, die den „Standort D“ so wertvoll und erfolgreich machen? Wer sind diese Hidden Champions, die unsere Wirtschaft nach vorne bringen? Ein Beispiel hierzu findet sich in Hamburg: Ein Traditionsunternehmen, das – wie so viele – klein anfing und mit Hilfe pfiffiger Ideen, viel Motivation und Unternehmergeist heute weltweit erfolgreich unterwegs ist – die Weinmann Geräte für Medizin GmbH + Co. KG. Um solche Unternehmen zu fördern und der Öffentlichkeit bekannt zu machen, wurde von der Bundesregierung und der deutschen Wirtschaft die Initiative „Deutschland – Land der Ideen“ gestartet, deren Schirmherrschaft Bundespräsident Horst Köhler übernommen hat. Das Hamburger Unternehmen erhielt Ende 2007 für seine langfristig angelegte Wachstumsinitiative „InnoChamp“ diesen Preis als „Ausgezeichneter Ort im Land der Ideen“.

Ein weiterer Preis folgte 2008: der Industrial Excellence Award „Die Beste Fabrik“. In diesem Wettbewerb, der bereits zum zwölften Mal in Deutschland stattgefunden hat, werden alle Kategorien bewertet, die über die Güte einer Fabrik entscheiden. So wurden sowohl das Geschäftsmodell, als auch die Umsetzung in die Strategie sowie die Beherrschung der Wertschöpfungskette und die Kundeneinbindung untersucht.

Die Wurzeln des Mittelständlers reichen bis ins Jahr 1874 zurück, als Gottlieb Weinmann in Ludwigshafen mit der Produktion feinmechanischer Armaturen für Sauerstoff-Geräte begann. Inzwischen konzentrieren sich die Hamburger auf die drei Produktsparten Homecare, Emergency und Diagnostics. In diesen Bereichen bietet das Familienunternehmen diagnostische, therapeutische sowie lebensrettende Geräte- und Systemlösungen an. Heute gehören rund 500 Mitarbeiter zum Unternehmen, der Umsatz lag im Jahr 2007 bei rund 70 Millionen Euro und soll auch in Zukunft kontinuierlich steigen. Weinmann ist in mehr als 50 Ländern vertreten und unterhält Zweigstellen unter anderem in Frankreich, der Schweiz, Thailand, China, Russland, Australien und Neuseeland.

Weichenstellung für die Zukunft

Die ersten Weichen für eine internationale Ausrichtung des Unternehmens wurden bereits in den 90er Jahren gestellt, vor rund zwei Jahren startete die Unternehmens-Initiative „Innochamp“, die das nachhaltige Wachstum von Weinmann sichern soll. Seine Hausaufgaben in Bezug auf die Firmen-IT hat der Mittelständler aber bereits vor rund fünf Jahren gemacht. „Bis 2003 war die ERP-Software Comet bei uns im Einsatz, deren Tage gezählt waren, da das System nicht mehr weiterentwickelt wurde und unsere Ansprüche nicht mehr erfüllte. Nur mit Anstrengungen haben wir es mit Comet noch über den Jahrtausendwechsel geschafft“, erinnert sich IT-Leiter Wolfgang Reher, der seit rund 20 Jahren bei Weinmann arbeitet. Das war jedoch nicht der einzige Grund, warum man sich 2003 nach einer neuen Lösung umsah. „Nach unserem Verständnis soll die IT ein Innovationsmotor und kein Innovationshemmer sein“, betont der Diplom-Kaufmann, der für 13 Mitarbeiter in der IT verantwortlich ist.
Die Umstellung auf ein neues ERP-System haben die Hamburger sorgfältig vorbereitet. Bereits in der Planungsphase setzten sie auf die Unterstützung einer Unternehmensberatung, um interne Schwachstellen in den Prozessen aufzuspüren, die Anforderungen zu definieren und eine Vorauswahl an ERP-Anbietern zu treffen. „Es war uns wichtig, dass wir unsere Abläufe optimieren, bevor wir ein neues System einführen und das Prozessmodell später auf die neue ERP-Software abstimmen“, erklärt der IT-Leiter. Erste Praxiserfahrungen mit einem modernen ERP-System hatte bereits die Schweizer Weinmann-Tochter mit Navision gesammelt: „Eine Option wäre gewesen, diese Lösung für das gesamte Unternehmen zu übernehmen. Allerdings arbeitete die Lösung nicht zu unserer vollen Zufriedenheit, so dass wir bei der Suche bei Null anfingen.“

Wettbewerb der Anbieter

Ein Anforderungskatalog mit der Beschreibung der Prozesse und den Anforderungen von Weinmann wurde 2003 an 20 Anbieter versandt. Der Rücklauf sorgte bereits für Überraschungen, denn einige „Favoriten“ hätten die Anforderungen nur mit hohem Anpassungsaufwand umsetzen können. Es folgte eine Vorauswahl bei den Rückläufern nach Kosten-/Nutzenverhältnis. Wobei auch eine Betrachtung – quasi unter Ausschluss der Kosten – erfolgte, um ein Gefühl zu bekommen, was im Hochpreisbereich angeboten wird. Schließlich wurden die Anbieter ABAS, Baan, SoftM, Proalpha und SAP nach einem Vorbriefing zur Präsentation eingeladen.

Die Präsentationen erfolgten unter den Augen von 20 kritischen Key-Usern, die es den Anbietern nicht einfach machten. Anhand einer Checkliste wurden Punkte vergeben. „Interessant war, dass gerade die kleineren Softwarehäuser mit ihren Vertriebsleuten ein besseres Bild abgaben, da die Berater über ein breiteres Fachwissen verfügten, bei den größeren Anbietern wurde öfter auf den ‚Spezialisten’ verwiesen, der leider gerade nicht dabei sei“, erinnert sich Reher.

Bei der Entscheidung ließ sich die Weinmann-Projektgruppe von den Erfahrungen aus den Präsentationen leiten. „Natürlich ist man im Hinblick auf die Investitionssicherheit geneigt, auf den Marktführer zu setzen. In den Workshops hatte sich allerdings gezeigt, dass beispielsweise die abas-ERP-Software schon im Standard viel näher an unseren Bedürfnissen lag und dass die Anpassungen dort viel schneller realisierbar waren. Zudem ist der Funktionsumfang des Systems sehr groß und die Anbindung von Fremdlösungen erschien uns einfach zu realisieren“, sagt der IT-Leiter.

Eine klare Entscheidung

Nach eingehender Prüfung der verschiedenen Systeme und der Auswertung der gestellten Aufgaben waren die Weinmann-Mitarbeiter zu einem eindeutigen Ergebnis gekommen: Die Software abas-ERP, die vom Hamburger Partner ABAS Systemhaus GmbH präsentiert wurde, war der Favorit. Die norddeutschen Berater des Karlsruher Herstellers hatten in allen Disziplinen einen guten Eindruck hinterlassen. Die zu bewältigenden Aufgaben bei Weinmann wurden schnell erfasst und es wurden bereits in der Präsentierphase erste Lösungen gezeigt.

Trotzdem wollte Weinmann auf Nummer sicher gehen, erinnert sich Reher an den Entscheidungsprozess. „Wir haben dann eine Vorentscheidung für ABAS getroffen und in ein Projekt mit 50 Manntagen investiert, das die Detailanalyse und den Einstieg in die Realisierung des Projekts umfasste. Wir wussten, dass wir danach sicher sein würden, ob unsere Wahl richtig ist.“ Im Prinzip war dies der Einstieg in das Projekt mit offenem Hintertürchen, falls es doch nicht funktioniert hätte. Im Fall des Scheiterns wären die Kosten wesentlich geringer gewesen als bei einem herkömmlichen Vertragsabschluss. Und im Erfolgsfall – der ja eingetreten ist – hatten die Hamburger so einen konkreten Gegenwert für ihre Investition. Im März 2003 startete das Projekt und mündete Januar 2004 in den Go-Live für das ERP-System.

Schnell über den „Point of no Return“

Bereits bevor das neue System endgültig in Betrieb ging, wurde abas-ERP mit Testdaten gefüttert, während Comet parallel hierzu lief. Allerdings stellt man fest, dass die Testdaten nie so gut beziehungsweise realistisch sind wie das Arbeiten mit Echtdaten. „Irgendwann kommt man nach dem Go-Live dann an den Punkt, wo man sich zu weit vom Datenstand im alten System entfernt hat, um noch umkehren zu können. An diesem „Point of no Return“ kann es dann nur noch nach vorne gehen. Rückblickend betrachtet war die Testphase allerdings zu kurz, da immer wieder neue Ideen umgesetzt wurden und weiter optimiert wurde“, erklärt der IT-Leiter.

Eine schwierige Aufgabe war das Aufbereiten der Daten aus dem Altsystem, die in abas-ERP übernommen werden sollten. Andere Datenstrukturen, neue zusätzliche Felder und Parameter, die in der richtigen Reihenfolge manuell gepflegt oder per Programm importiert beziehungsweise umgesetzt werden mussten, waren zu bearbeiten.
Eine Herausforderung stellten auch die damaligen drei Produktionsstandorte und Lager da. Der Warenfluss musste zwischen diesen Orten über abas-ERP abgebildet werden. Inzwischen wurden die Fertigung und die Lager an einem Standort zusammengelegt. Einige Fertigungsbereiche wurden im Rahmen dieser Maßnahmen an Lieferanten ausgelagert. Auch hier zeigte sich, wie flexibel sich die abas-Business-Software an die Unternehmensbedürfnisse anpassen lässt.

„In den ersten Tagen nach dem Go-Live gab es natürlich einige Probleme, so stellten wir fest, dass unser Unternehmen, das pro Jahr Millionenumsätze macht an einem regulären Arbeitstag nur 20 Euro fakturiert hatte“, erinnert sich Reher mit einem Schmunzeln. „Das waren jedoch kleine ‚Ausrutscher’, die schnell zu beheben waren. Entscheidend war, dass die Fehler, die bei einer ERP-Einführung immer passieren, schnell lokalisiert und ausgeschaltet wurden.“ Und immerhin lief etwa drei Wochen nach dem Go-Live alles rund, so dass in dem weltweit aktiven Unternehmen ohne Beeinträchtigungen gearbeitet werden konnte.

ERP: Ein lebendes Gebilde

Der Alltag bei Weinmann bedeutet Veränderung, alle Mitarbeiter müssen mit Herausforderungen und Veränderungen flexibel umgehen. Das wird auch vom ERP-System verlangt. Noch während der Einführungsphase wurden weitere Tochterunternehmen gegründet, die inzwischen weitere Mandanten bilden.
Auch die Zusammenarbeit mit Kunden zeigt dies: Grundsätzlich arbeitet Weinmann mit Zulieferern, die zuverlässig sind und hohe Qualität bieten. Dadurch wird der eigene Fertigungsumfang und -tiefe gering gehalten. Eine große Rolle spielt daher die gute Organisation der Warenströme: „Aufträge, die uns bis elf Uhr erreichen, sollen noch am selben Tag als Lieferung rausgehen“, betont der IT-Leiter. Die Termintreue spielt geschäftsbedingt eine große Rolle, da es teilweise um sensible medizinische Artikel geht.

Eine tragende Rolle spielt hier das Optimieren der internen und externen Logistik. Zukaufteile sollten möglichst kurzfristig geordert und schnell verarbeitet oder an Kunden versendet werden, ohne die Lieferbereitschaft zu verschlechtern. Ein Blick in das moderne Hochregallager mit Paternostersystem verblüfft jedoch, denn die Regale sind auf den ersten Blick nicht fein säuberlich nach Produkten geordnet, sondern bieten einen kunterbunten Anblick. „Das ist auch so gewollt“, erklärt Reher lächelnd. „Wir arbeiten nach dem Prinzip der ‚Chaotischen Lagerhaltung’, das heißt, die Artikel oder Lagereinheiten haben keine feste Lagerplatzzuteilung. Das ermöglicht uns eine einfache und optimale Ausnutzung des Lagerraums – vorausgesetzt, alle Waren sind sorgfältig im ERP erfasst und verwaltet.“ Das ‚Lagerwesen’ von abas-ERP sorgt hier für hohe Transparenz und schnellen Materialfluss. Beliebig viele Lager und Lagerplätze kann der Anwender im System anlegen und verwalten. Sogar mehrere verschiedene Artikel können auf einem Lagerplatz aufbewahrt werden. Per Suchwort sind die Lagerplätze leicht auffindbar. Über Selektionsleisten erfolgt der Zugriff auf Einzel- und Gesamtmengen. Sogar ein wegeoptimierter Entnahmeablauf wird angegeben, damit die Lagerarbeiter alle Positionen einer Bestellung in der optimalen Reihenfolge abarbeiten können. Unnötige Wege im Hochregallager werden so für die Mitarbeiter vermieden.

Ein besonderes Augenmerk gilt hier Produkten mit Haltbarkeitsdatum, beispielsweise für die Ausstattung von Arztkoffern. Eine spezielle Chargenverwaltung, die vom Hamburger abas-Partner eingerichtet wurde, registriert peinlich genau Lieferdatum sowie Lagerort und sorgt dafür, dass keine Waren das Lager verlassen, die bereits zu nahe am Ablaufdatum sind. „Ohne abas-ERP geht hier gar nichts, mit ihr geht es schnell und effizient“, sagt der IT-Leiter.

Eine weitere Besonderheit ist die Verwaltung und Dokumentation der verkauften Geräte in abas-ERP. Bei medizinischen Geräten muss sichergestellt sein, dass jederzeit alle wichtigen Informationen nachvollziehbar sind. Die Gerätedokumentationen enthalten beispielsweise die Seriennummer, die individuelle Konfiguration und den Wartungsstand mit Historie; diese von Weinmann Gerätebücher genannten Daten begleiten die Apparate international über ihren gesamten Lebenszyklus.

E-Business für das Miteinander

Seit rund einem Jahr nutzen die Hamburger auch die vielfältigen Möglichkeiten von abas-eB. Kunden können sich in das System einloggen und eine Vielzahl von Informationen zu Aufträgen, Preislisten, Reparaturen und eine Schulungs- und Qualifikationsübersicht abrufen. Kunden können jederzeit Reparaturaufträge einsehen, Kostenvoranschläge abrufen und bequem online genehmigen.
Auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten erleichtert abas-eB: Für diese stehen eine Plankarte, Bestellvorschläge und Lieferobligo für Artikel bereit. Ein Lieferant kann beispielsweise aktuelle Bestellmengen online abrufen und in seine Abläufe einplanen. Wann, welche Mengen und wohin geliefert wird, ist jederzeit im ERP-System aktuell hinterlegt. Der gesamte Vorgang läuft automatisiert und damit wesentlich vereinfacht für beide Seiten ab.

Feintuning im ERP

Der Umfang der heutigen ERP-Installation ist beachtlich: 17 Mandanten sind aktuell in abas-ERP für Töchter, Niederlassungen und Unternehmensbeteiligungen auf dem zentralen Server angelegt. Rund 180 Lizenzen werden von Weinmann-Mitarbeitern genutzt. Alle deutschen Standorte hängen am Hamburger Rechenzentrum und arbeiten remote auf dem ERP-Server. Für Standorte im Ausland werden Applikations- und Daten-Server vor Ort betrieben. Alle notwendigen Informationen wie beispielsweise Kennzahlen werden an die abas-Mandanten in Hamburg übertragen. Hierfür wird eine Funktion in abas-ERP für den automatisierten Datenaustausch genutzt. Ein ständiger Austausch findet auch für Artikelstämme statt. Neue Artikel werden von dem System automatisch eingerichtet und mit allen Datenbeständen abgeglichen. Bei einem Artikelstamm von 20.000 Positionen und 9.000 gelisteten Produkten verhindert dieser Automatismus Fehler und Dubletten in der Datenhaltung.

Bislang wurden für Auslandstöchter bereits mehrere Mandanten eingerichtet. Um dieses Procedere zu vereinfachen hat die IT-Abteilung einen „Standardmandanten“ mit Grundfunktionalitäten für Weinmann entworfen, welcher von der jeweiligen Tochterfirma schnell und einfach angepasst werden kann.
Die Zusammenarbeit mit den Auslandstöchtern unterstützt abas-ERP in vielerlei Hinsicht: Dazu zählt beispielsweise die Konzernrechnungslegung, die Finanzbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung oder das Corridor Controlling. Auch die Verfügbarkeit in mehr als 25 Sprachen - sowohl in der Bedienerführung als auch in der Sprachausgabe – kommt international operierenden Unternehmen genauso entgegen wie das Verarbeiten unterschiedlicher Währungen.

Neue Projekte

Wer sich mit ERP-Software beschäftigt, weiß, dass ein System nie „fertig“ ist. Genauso wie sich Unternehmen verändern, muss die Software sich diesen Veränderungen anpassen. Bei Weinmann soll daher in einem neuen Projekt der Auftragseingang per EDI-Schnittstelle organisiert werden. Aufträge können dann vom Mandanten an die Zentrale übergeben werden, Bereiche wie Einkauf oder Lager werden entsprechend informiert.
Auch ein Reparatur- und Informationssystem für Servicepersonal ist in Vorbereitung. Diese können damit remote von allen Orten auf der Welt auf die ERP-Daten zugreifen. Die abas-Business-Software soll bei Weinmann außerdem zum Knowledge-Management-System ausgebaut werden.
An neuen Ideen mangelt es beim „InnoChamp“ nicht. „Auch in Zukunft wird abas-ERP hier die Basis für die Umsetzung vieler Neuerungen bilden; damit schaffen wir optimale Voraussetzungen, um unser Wachstum auch international zu sichern“, betont Wolfgang Reher.