Individualsystem im Standardsystem

Individualsystem im Standardsystem

Kompetenz im Kabelmanagement

Über 85 Jahre Erfahrung und jede Menge Systembauteile mit hohem Nutzwert – das macht den Erfolg von Pflitsch und seinen Kunden aus. Mehr als 6.000 Anwender aus unterschiedlichen Industriebereichen setzen heute die Kabelverschraubungen und Kabelkanal-Systeme aus dem bergischen Land ein. 180 qualifizierte und engagierte Mitarbeiter und 12.000 Systemteile dokumentieren eindrücklich die Pflitsch-Innovationen aus über 8 Jahrzehnten. Das Pflitsch-System „UNI Dicht“ setzt in der Kabel- und Leitungseinführung Maßstäbe: Individualität in Serie bietet der Baukasten aus über 7.000 hochwertigen Metall- und Kunststoff-Komponenten.

Unternehmenssoftware stößt an ihre Grenzen

Für Dr. Hans Marenbach, den kaufmännischen Leiter der Firma Pflitsch, war es immer wieder schwierig, benötigte Listen und Auswertungen für das kaufmännische Controlling zu erhalten: „Im Controlling kommt es vor, dass auch einmal eine noch nie erstellte Auswertung zeitnah, quasi auf Knopfdruck zur Verfügung stehen sollte. Dies war mit unserer alten Unternehmenssoftware nicht zu machen. Das System bestand aus einer Reihe von nicht integrierten Insellösungen. Um eine individuell für uns entwickelte Lagersteuerung gruppierten sich das Betriebsdatenerfassungssystem, das Rechnungswesen, die Fertigungssteuerung und die Kapazitätsplanung. Der Datenaustausch von einem ins andere System war aufwändig und zeitintensiv, auch schlichen sich beim manuellen Übertragen der Daten Fehler ein. Anfang 2005 entschlossen wir uns dann, nach einem neuen System zu suchen.“

Sondierung des Marktes

Bei der Suche nach dem neuen System ging man bei Pflitsch äußerst gewissenhaft vor. Ein Auswahlteam bestehend aus der Pflitsch-Geschäftsführung, 15 Key-Usern aus dem Unternehmen und einem externen Beratungshaus mit dem Pflitsch eine Machbarkeitsanlyse zum Projekt erarbeitete, definierte die Anforderungen an die neue Unternehmens-IT. „Wir haben die Keyuser aus den einzelnen Abteilungen von Anfang an mit in den Auswahlprozess einbezogen,“ erinnert sich Dr. Marenbach und: „dadurch war eine hohe Akzeptanz für das Projekt gegeben.“ Ein Kriterienkatalog gab Sicherheit. Neben funktionalen Aspekten enthielt der Katalog auch sogenannte weiche Faktoren. Kaufmännischer Leiter Dr. Marenbach: „Das Vorhandensein einer Einführungsmethodik war uns wichtig, auch sollte die neue Software ein flexibles Standardsystem sein, in dem wir unsere individuellen Anforderungen möglichst selbst abbilden können. Alles natürlich bei Wahrung der Releasefähigkeit.“ Die Evaluierung bezog Internet, Messebesuche und Systempräsentationen in Hückeswagen mit ein.

Flexibilität und Einführungsmethodik gaben den Ausschlag

Den Ausschlag zugunsten der abas-Business-Software gab deren hohe Flexibilität bei der Anpassung der Software an die Anforderungen von Pflitsch, das sieben stufige Einführungskonzept der ABAS Projektierung, das dem hohen Bedarf an Mitarbeiterschulung bei einer ERP-Einführung entgegenkommt und der Umstand, dass die Investitionsentscheidung schrittweise nach Projektfortschritt vollzogen werden konnte.
Geschäftsführender Gesellschafter Harald Pflitsch: „Als Familienunternehmen mit circa 200 Mitarbeitern standen wir bei der Umstellung des ERP-Systems vor einer besonderen Herausforderung. Ein Computersystem und insbesondere eine Software greift bekanntermaßen in alle Unternehmensbereiche gravierend ein. Hier war es uns besonders wichtig, dass die Mitarbeiter auf Augenhöhe mit dem Anbieter arbeiten konnten. Das fanden wir bei ABAS vor. Bei anderen Anbietern wären wir nur B-Kunde geworden.“

Einführung in drei Phasen

Die Einführung der abas-Business-Software gliederte sich in drei Phasen.
Die erste beinhaltete Schulungs- und Organisationsmeetings. Auch hier waren die Key-User von Beginn an mit einbezogen. Als Ergebnis wurde ein 220-seitiges Einführungskonzept definiert. In der zweiten Phase wurden die Individualisierungen für alle Abteilungen vorgenommen, die Lagersteuerung komplett neu aufgesetzt und die Endanwender geschult. Ein wöchentliches Projekttreffen mit allen Key-Usern aus allen Unternehmensbereichen sorgte für eine effiziente Systemoptimierung. Intensive Anwendertrainings „on the Job“ und organisatorische Anpassungen der Abläufe im Betrieb gingen einher mit der systematischen Optimierung der Systemperformance. Phase drei beinhaltete die Echtstartvorbereitung, die gemeinsam mit dem Systempartner entwickelt und umgesetzt wurde. Hierzu Dr. Marenbach: „Sicherheit stand für uns bei der Migration an oberster Stelle. Der Echtstart wurde drei mal verschoben. Beispielsweise haben wir das neue System nach einer kompletten Echtdatenübernahme einen Tag parallel zum Alten betrieben. Dies gab uns die Sicherheit, dass die Tageskapazität im neuen System ausreichend ist. Zu unserem Geschäftsjahreswechsel am 01.07.2007 haben wir das neue System dann in Betrieb genommen. Der Echtstart verlief reibungslos.“ Und Lagerleiter Hartmut Jobke ergänzt: „Eine Herausforderung des Projekts war die Ablösung der vorhandenen Lager- und Montagesteuerung im Bereich der Kabelverschraubungen. Die gemeinsamen Gespräche haben zu einem optimalen Ergebnis geführt. Über die angebundenen Scanner steuert abas-ERP nicht nur, welche Artikel aus dem Lager entnommen werden, sondern berücksichtigt dabei auch das FIFO-Prinzip („First In First Out“) und führt den Kommissionierer wegeoptimiert durch die Regale. Die komissionierten Einzelteile werden dem Montagebereich zugeführt, montiert und als Fertigartikel versandbereit gestellt. Die notwendigen Lagerbuchungen und Rückmeldungen der Betriebsaufträge übernimmt die abas-Business-Software in Echtzeit im Hintergrund. Dadurch haben wir nicht nur Verbesserungen in der Durchlaufsteuerung erreicht, wir haben jetzt auch unsere Bestände optimal im Griff.“

95% Lieferfähigkeit am ersten Tag

Die Sorgfalt die Pflitsch bei der Software-Einführung walten ließ, hat sich ausgezahlt. Schon am ersten Tag des Echtbetriebs der abas-Business-Software lag die Lieferfähigkeit bei 95%. Ab dem vierten Tag wurde der Rechnungsausgang über das System abgewickelt. Viele Prozesse sind seither transparenter geworden. Dr. Marenbach resümiert: „Die Transparenz im Unternehmen und die Nachvollziehbarkeit von Prozessen ist gestiegen. Beispielsweise ist es aufgrund der integrierten Finanzbuchhaltung möglich, von der Rechnung bis auf einzelne Belege abzusteigen. Ob Rückmeldungen zu Betriebsaufträgen, Nachkalkulation oder Verkaufszahlen, ein Knopfdruck genügt und ich erhalte die gewünschte Information. Früher hatten wir viele Insellösungen im Einsatz. Nun haben wir erstmalig eine Vollintegration unserer Unternehmens-IT und verzeichnen eine immense Arbeitserleichterung.“
Jürgen Kurz, Leiter der AV im Unternehmensbereich Kabelkanal, zieht folgende Zwischenbilanz: „Damit ein ERP-System sauber arbeiten kann, müssen die Stammdaten stimmen. In meinem Arbeitsbereich Kabelkanal waren im alten System für viele Artikel keine Stücklisten und Arbeitspläne notwendig. In der Einführungsphase wurde die Software intensiv geschult. Danach wurden die Artikelstammdaten bereinigt, Arbeitspläne mit Rüst- und Stückzeiten definiert und in das neue System eingespielt. abas-ERP unterstützt mich nun optimal in der Kapazitätsplanung und Steuerung der Betriebsaufträge.“

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Das wöchentliche Projekttreffen mit allen Key-Usern aus allen Unternehmensbereichen findet bei Pflitsch auch nach dem Echtstart der ERP-Software statt. In der Runde werden bestehende Prozesse verfeinert, Neues integriert und Projekte zur Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation verabschiedet. Dr. Marenbach: „Die Einführung der abas-Business-Software wurde 2007 abgeschlossen. Derzeit entwickeln wir ein Kennzahlensystem mit dem sich Prozesse noch besser miteinander vergleichen und bewerten lassen,“ und der kaufmännische Leiter weiter: „Im Bereich Kabelkanal werden wir wie schon im Bereich Kabelverschraubung geschehen, eine scannergestützte Lager- und Fertigungssteuerung mit abas-ERP einführen. Auch im Dokumentenmanagement und in der Werkzeugverwaltung stehen Projekte an. Unser Systempartner ABAS Projektierung unterstützt uns nur noch durch Schulungsmaßnahmen und konzeptionelle Beratung. Dadurch erreichen wir eine hohe Unabhängigkeit, Flexibilität und können Anforderungen in unserem Haus sehr schnell umsetzen. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess wird von der Software optimal unterstützt.“