Produktqualität und Perfektion

Qualität aus Tradition

1946 gründete Ewald Kaufmann ein Unternehmen, das zunächst Werkzeuge und Zubehör für die Schmuck- und Uhrenindustrie herstellte. Schnell entwickelte sich das Unternehmen weiter und liefert heute hochwertige Drehteile in über 50 Länder. Kontaktstifte, Baugruppen und Verbindungselemente „Made by Kaufmann" finden sich in vielen Produkten unterschiedlicher Branchen, wie der Automobilbranche, der Elektro- und Elektronikindustrie, der Medizintechnik, dem Maschinenbau und in der Schmuck- und Uhrenindustrie.

Darüber hinaus ist Kaufmann auch kompetenter Ansprechpartner für Stanzteile sowie für die Montage mechanischer Systeme. Auf über 9.000 qm fertigen die rund 280 Mitarbeiter des Remchinger Traditionsunternehmens monatlich über 150 Millionen Teile und sind für ihre Kunden weltweit ein zuverlässiger und leistungsfähiger Lieferant und Partner. Qualität ist für die Firma Kaufmann die Summe aller Fertigkeiten seiner Mitarbeiter. Durch ständige Weiterentwicklung der Prozesse und Schulung der Mannschaft versucht man, dem Ziel "Null-Fehler" näher zu kommen. Um im umkämpften Markt für Drehteile am Standort Deutschland erfolgreich zu sein, fertigt Kaufmann in größeren Serien auf einem qualitativ hochwertigen, automatisierungsfähigen Niveau, bei kurzfristiger Verfügbarkeit großer Teilemengen und in gleichbleibend hoher Qualität. Neueste Produktions-, Reinigungs- und Prüftechniken sichern den hohen Qualitätsstandard und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Gründe für ein neues ERP-System lagen auf der Hand

Für Dipl.-Ing. Kai Höpfinger, Mitglied der Geschäftsführung bei Kaufmann, lagen die Gründe, sich nach einem neuen ERP-System umzusehen, klar auf der Hand: „Wir hatten bis Mitte 2004 die betriebswirtschaftliche Standard-Software Comet im Einsatz. Diese Software wird nicht mehr gepflegt. Wir haben permanent steigende Kundenanforderungen und müssen unser System entsprechend anpassen. Diese System-Anpassungen konnten wir bei Comet nicht selbst durchführen und waren abhängig von externen Dienstleistern. Hier gab es häufig Termin- und Abstimmungsprobleme und auch auf Kostenseite war die Situation für uns nicht mehr zufriedenstellend." Konsequent begann man 2003 mit der Suche nach einem neuen, zukunftsfähigen ERP-System.

Bauchgefühl und Referenzen gaben den Ausschlag

„Ein Wechsel des ERP-Systems ist für ein Unternehmen ein sehr wichtiges Ereignis," meint Kai Höpfinger und weiter: „Die Investition ist für das Unternehmen erheblich, der Investitionszeitraum erstreckt sich über viele Jahre und bestimmt die Wettbewerbsfähigkeit wesentlich mit. Wir waren nicht nur auf der Suche nach einem ERP System, auch galt es einen Anbieter zu finden, mit dem wir partnerschaftlich und langfristig zusammenarbeiten können."

Entsprechend der Bedeutung für die Zukunft entschloss sich die Geschäftleitung, Prof. Dr. Joachim Schuler von der Hochschule Pforzheim als erfahrenen Berater hinzuzuziehen. Zusammen mit Studierenden der Wirtschaftsinformatik begleitete er das Auswahlprojekt. Der erste Schritt war die Analyse aller bestehenden betrieblichen Prozesse. Aufbauend auf der Ist-Analyse wurde ein Pflichtenheft erarbeitet, das an 15 Anbieter im Zuge einer Vorselektion versandt wurde. Danach definierte man eine Short-List der in Frage kommenden Anbieter. Auf der SYSTEMS 2003 besuchte man dann die Kandidaten der Short-List und verschaffte sich einen Eindruck der verschiedenen Systeme und klärte noch offene Fragen. Am Ende der Auswahlphase verblieben drei Anbieter, die zu ganztägigen Präsentationen nach Remchingen eingeladen wurden.

Diese hatten konkrete Aufgaben mit spezifischen Daten aus allen Unternehmensbereichen der Firma Kaufmann vorzubereiten und wurden vom Projektteam sowie den Mitarbeitern der entsprechenden Abteilungen anhand eines vorbereiteten Kriterienkataloges bewertet. Der Geschäftsleitung und Prof. Schuler war es ein wichtiges Anliegen, dass von Anfang an alle späteren Nutzer mit in den Auswahlprozess einbezogen wurden, um eine spätere Akzeptanz des neuen Systems sicherzustellen. Die Bewertung der einzelnen Systeme ergab sowohl bei der Beurteilung der Funktionalität als auch beim Gesamteindruck ein klares Votum – 100% Zustimmung für die abas-Business-Software. Und so erhielt die abas-Business-Software des gleichnamigen Anbieters aus dem nur wenige Kilometer von Remchingen entfernten Karlsruhe den Zuschlag.

Kai Höpfinger führt aus: „Die Leistungsfaktoren der betrachteten ERP-Systeme waren durchaus vergleichbar. Neben rein funktionalen Aspekten spielten bei unserer Auswahl auch sogenannte weiche Faktoren eine wichtige Rolle. Kann die Software auch zukünftig an unsere sich ständig wechselnden Anforderungen angepasst werden? Welche Kosten verursachen individuelle Anpassungen und unterstützt die Software den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in unserem Unternehmen? Auch suchten wir einen Anbieter, der selbst mittelständisch strukturiert ist und für den wir genauso wichtig sind wie er für uns. Wir sind ein bodenständiges und qualitätsbewusstes Unternehmen, das suchten wir auch bei unserem Software-Anbieter. Der Anbieter sollte wirtschaftlich stabil sein und eine kontinuierliche Entwicklung vorweisen können. Natürlich haben wir uns die Software-Pakete auch bei Referenzunternehmen im Echtbetrieb angesehen. Letztendlich ist dies die größtmögliche Sicherheit, die wir bei der Software-Auswahl erhalten können – einfach vor Ort zu sehen, dass die Software bei einem unserem Unternehmen vergleichbaren Unternehmen produktiv arbeitet. Bei ABAS und dem uns betreuenden abas-Software-Partner ABAS Projektierung passte alles. Referenzen, Branchenkompetenz, die räumliche Nähe und ein zukunftsfähiges Konzept bei der Software-Entwicklung." Ein weiterer Pluspunkt für abas-ERP war die Unabhängigkeit der Software bezüglich des Betriebssystems. Kaufmann wollte sich nicht in eine Abhängigkeit von Microsoft begeben und begrüßte die Tatsache, dass die abas-Business-Software neben anderen Betriebssystemen bereits seit 1995 unter Linux betrieben werden kann. Bei der Auswahl des Systems standen die Kosten des Systemwechsels für Kai Höpfinger nicht im Vordergrund. So interessierte sich der Geschäftsführer vielmehr für das Potenzial, das ihm die neue Unternehmens-IT erschließen würde.

Methodische Software-Einführung mit Projektvereinbarung

Bei der Software-Einführung folgt Kaufmann dem abas-Projektierungs-Management, einem methodischen Einführungskonzept, bei dem standardnah und möglichst effizient vorgegangen wird. Eine Projektvereinbarung gibt allen Beteiligten Sicherheit. Die Einführung einer ERP-Software ist Chefsache. Die Geschäftsführung ist oberste Instanz bei der Durchführung des Projekts. Aber auch Projektleiter und Key-User spielen eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen Durchführung. Einerseits gilt es, das Zusammenspiel des Projekts mit dem Unternehmensumfeld zu gestalten, andererseits muss das Projekt intern organisiert und erfolgreich geführt werden. Alle Aufgaben der einzelnen Teammitglieder sind in der Projektvereinbarung beschrieben. Die Umsetzung erfolgte schnell, schon einen Tag nach der Vertragsunterzeichnung war das Key-User-Team bei Kaufmann gebildet und beim abas-Software-Partner ABAS Projektierung zur Schulung. Man folgte einem engen Zeitrahmen. Anfang Oktober 2004 fiel die Entscheidung, Ende Oktober war bereits ein Testsystem bei Kaufmann installiert. Die Software wird in allen drei zur Kaufmann-Gruppe zählenden Unternehmen eingesetzt.

Hohe Motivation des gesamten Projektteams

Parallel zur Schulung der Key-User beim abas-Partner ABAS Projektierung stieg man bei Kaufmann gleich in die hausinterne Schulung ein. Projektleiter Höpfinger: „Das siebenköpfige Key-User-Team wurde in Stupferich geschult, gleich im Anschluss haben wir uns an unseren Schulungsmandanten gesetzt und weiter geübt. Die Motivation im Team war ausgesprochen hoch. Die Key-User gaben das erlernte Wissen dann zeitnah an alle Mitarbeiter, die zukünftig mit abas-ERP arbeiten, weiter. Das permanente, praxisnahe Wiederholen im Schulungsmandanten hat den Vorteil, dass das Wissen um die abas-Business-Software ständig erweitert und überprüft wird."

Organisationsgespräche und Lenkungsausschuss

Unmittelbar nach dem Projektstart fanden auch die ersten Organisationsgespräche statt. Im Lenkungsausschuss, der aus den Projektleitern, der Geschäftsführung und Prof. Schuler bestand, wurde im Februar 2005 die komplette Organisation verabschiedet. Alle Funktionen - von den Stammdaten über Verkauf, Materialwirtschaft, Fertigung, Einkauf bis zu der Gestaltung der Formulare - wurden festgelegt. Durch die bereits erfolgten Schulungen des Standards war jeder am Einführungsprojekt Beteiligte mit der neuen ERP-Software vertraut und wusste somit um die Möglichkeiten, die abas-ERP bietet. Vorteil dieses Vorgehens: Sowohl die Implementierer der ABAS Projektierung als auch die zukünftigen Anwender bei Kaufmann verstehen sich und sprechen die gleiche Sprache.

Kai Höpfinger: „Jetzt war der Stand erreicht, wo die eigentliche Arbeit begann. Die geplanten Dinge wurden jetzt Schritt für Schritt umgesetzt, die neuen Prozesse wurden getestet, unsere Key-User wurden weiter am neuen System geschult und die Daten wurden für die Übernahme ins neue System aufbereitet."

Das Projektteam definierte auch Ziele, die mit dem Projekt verknüpft wurden. Erstes Ziel war die Modernisierung der Datenverarbeitung. Auch sollten bei der Kaufmann- Unternehmensgruppe die internen und übergreifenden Organisationsstrukturen und Prozesse optimiert werden. Eine konsequente Einführung war ebenso ein Ziel des Projektteams wie das Einhalten der verabschiedeten Zeitschiene.

Den Mitarbeiter in den Vordergrund rücken

Im gesamten Projekt stand immer der Mitarbeiter im Vordergrund. Bei der Schulung der Key-User setzte man auf eine sinnvolle Schulungseinteilung jedes einzelnen Key-Users. In den Präsenzschulungen bekam jeder User Übungsaufgaben mit nach Hause. Diese Aufgaben konnten dann an einem eigens für diesen Zweck in der Kaufmann-Gruppe eingerichteten Übungssystem der abas-Business-Software gelöst werden. Die Key-User wiederum schulten zeitnah die übrigen User. Vorteil dieses Vorgehens ist, dass durch das „Lehren" ein tiefer gehendes „Lernen" bei den Key-Usern zu verzeichnen war. Um den täglichen Produktionsprozess so wenig wie möglich zu stören, legte man die gemeinsamen Übungen auf Randzeiten. Bei den Schulungen konzentrierte sich Kaufmann anfangs auf den reinen abas-Standard. Nun wurden die Abläufe im Haus projektiert und in abas-ERP abgebildet und die Stammdaten zur Datenübernahme ins ERP-System aufbereitet. „Auf den Punkt Stammdaten haben wir ein besonderes Augenmerk gelegt", betont Kai Höpfinger.

Echtstart gelungen

„Egal wie gut Sie vorbereitet sind, Sie werden Bauchschmerzen haben und in der Nacht vor dem Echtstart schlecht schlafen," erinnert sich Kai Höpfinger an den 17. Oktober 2005, den Tag des „Go Live" bei der Mega Umformtechnik und Stanztronik. Die beiden zur Kaufmann-Gruppe gehörenden Unternehmen starteten ihre Arbeit mit abas-ERP mit einem sogenannten „Big Bang". Das bedeutet, an diesem Tag wurde das alte System ab- und das Neue angeschaltet. Einen Parallelbetrieb gab es nicht. Wie überall ist auch beim Echtstart eine gute Vorbereitung die „halbe Miete". So sollte beispielsweise rechtzeitig im Vorfeld der ERP-Migration mit der Hardwareinstallation begonnen werden. Auch eine Datensicherung im Vorfeld gehört unbedingt dazu. Da die beiden Unternehmen der Kaufmann-Gruppe alles beachtet haben, verlief der Echtstart reibungslos.

Voll im Plan

In der Projektvereinbarung, die Kaufmann mit der ABAS Projektierung getroffen hat, wurde neben dem „wer macht was" auch der Kosten- und Zeitrahmen für die einzelnen Schritte festgelegt.

„Eigentlich sollte der Echtstart schon im Juni 2005 erfolgen. Da wir vor dem „Go Live" alle unsere Formulare im neuen ERP-System anpassen wollten, hat er sich auf Oktober 2005 verschoben. Bei den Kosten ist jedoch alles genau so verlaufen wie wir es geplant hatten", freut sich Kai Höpfinger.

Und weiter: „Die Entscheidung für die ABAS Projektierung und abas-ERP war für unser Unternehmen richtungsweisend. Das gesamte Projektteam hat gut und partnerschaftlich zusammengearbeitet. Wir haben ABAS kennen und lieben gelernt: Geht nicht – gibt´s nicht. Das System wird von uns seit dem Echtstart permanent an unsere Anforderungen und die Anforderungen unserer Kunden optimiert. Schon zwei Wochen nach dem Echtstart stellte sich in allen Abteilungen so etwas wie Alltag ein. Alle Mitarbeiter konnten das System sicher bedienen. Die Entscheidung für ABAS war richtig, ich würde Sie heute wieder genau so treffen."