Werkstatt für behinderte Menschen setzt auf ERP

Hagsfelder Werkstätten & Wohngemeinschaften Karlsruhe gGmbH
Download Anwenderbericht als pdf (692 KB)
Wer bei Werkstätten für behinderte Menschen an rückständige Einrichtungen denkt, die mit einfachen Werkzeugen einfache Waren fertigen, ist nicht auf der Höhe der Zeit. Bestes Beispiel dafür: Die Hagsfelder Werkstätten (HWK) in Karlsruhe. In dem modernen mittelständischen Unternehmen sind rund 1.100 Menschen an sechs Standorten beschäftigt, davon 220 Mitarbeiter in der Verwaltung und 880 Behinderte in den Bereichen Fertigung und Dienstleistung. Im Bereich ERP setzt HWK auf Software und Dienstleistungen der ABAS Software AG.
Arbeitsplatz und Lebensraum - Dieser Leitsatz drückt das zentrale Anliegen der Unternehmensgründung der Hagsfelder Werkstätten aus. Für Menschen mit Behinderung soll die aktive Teilhabe an unserer gesellschaftlichen Arbeitswelt gesichert und zugleich ein bedürfnisgerechter Lebensraum geschaffen werden. Die Zielsetzung der Werkstatt erfordert ein ungewöhnlich breites Spektrum an Arbeitsbereichen, das für jeden einzelnen behinderten Menschen eine geeignete Arbeit zu finden und anzubieten ist. "Diese notwendige Vielfalt, die eine Konzentration des Unternehmens auf nur einen oder zwei Fertigungsschwerpunkte nicht erlaubt und zugleich eine ständige Weiterentwicklung unserer Leistungsmöglichkeiten verlangt, ist die größte unternehmerische Herausforderung an die HWK", betont Geschäftsführer Norbert van Eickels. Um diese Ziele auch unter den marktwirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu erreichen, konzentriert sich das Fertigungs- und Dienstleistungsunternehmen auf die Anforderungen und Erwartungen der Kunden. Diesen Anspruch untermauerte HWK 1998 mit der Zertifizierung des Qualitätsmanagements nach DIN ISO 9001, die durch den TÜV Süddeutschland im Herbst 2001 bestätigt wurde.

Schwerpunkt auf Vielfalt

Nicht die Nähe der ABAS Software AG als Karlsruher Unternehmen zu HWK war ausschlaggebend für die Auswahl des ERP-Systems abas-Business-Software. "Es ist zwar gut, wenn der Partner gleich um die Ecke sitzt, entscheidend für die Zusammenarbeit mit dem Software-Haus waren allerdings die guten Referenzen aus mittelständischen Fertigungsunternehmen und die positive Erfahrung mit Behinderten-Werkstätten, die ABAS mitbringt", erklärt van Eickels. So setzen beispielsweise die Südpfalzwerkstatt GmbH, die Mariaberger Heime und die Geschützten Werkstätten Ges.mbH in Wien bei der Unternehmensorganisation auf die abas-Business-Software. Für einen ERP-Hersteller ist ein Unternehmen wie die HWK eine Herausforderung: Neben der Problematik zahlreicher Standorten gilt es eine Fülle von Unternehmensbereichen abzudecken. Hinter den Bereichsbezeichnungen Fertigung und Dienstleistungen verbergen sich bei HWK ganz unterschiedliche Unternehmensteile wie Montage und Verpackung, Möbel- und Objektbau beziehungsweise Holzbearbeitung, Industrielle Metallbearbeitung, Kunststoffspritzerei, Medizintechnik, Textilverarbeitung, Gärtnerei und Landschaftspflege sowie ein Geschirrservice. "Wir sind ein zuverlässiger Zulieferer, fungieren oft als "verlängerte Werkbank" unserer Kunden oder auch als reiner Dienstleister", sagt van Eickels und weiter: "Unsere Kunden legen Wert auf Qualität und Termintreue. Mit der abas-Business-Software können wir beides gewährleisten." Für den Einsatz eines ERP-Systems sind neben den unterschiedlichen Geschäftsbereichen auch häufig wechselnde Produkte eine große Herausforderung. "Wir sind kein typisches Industrieunternehmen mit fester Produktpalette und festen Preisen - wir müssen uns flexibel der Auftragslage anpassen. Diese Flexibilität verlangen wir auch von einem ERP-System", betont der Geschäftsführer.

Abschied von alter IT

In der Vergangenheit setzte HWK im Bereich Medizintechnik auf SAP/R2, das die Bereiche Lagerhaltung, Fertigung und Finanzbuchhaltung abdeckte. Diese Lösung war für die Karlsruher ein Auslaufmodell, da mit der Euroumstellung eine neue Version, verbunden mit hohen Kosten, notwendig gewesen wäre. Hinzu kamen die hohen Betriebs- und Wartungskosten, da die Software von einem externen Rechenzentrum betreut wurde. In den anderen Unternehmensbereichen war eine individuell programmierte Access-Lösung im Einsatz.
"Die Notwendigkeit, eine Neuorganisation des Unternehmens mit einer einheitlichen ERP-Lösung zu koppeln, lag auf Hand", erinnert sich van Eickels, der als früherer Geschäftsführer der Südpfalzwerkstatt, ebenfalls einer großen Werkstatt für behinderte Menschen, bereits gute Erfahrungen mit ABAS sammelte. "Wir hatten uns damals intensiv mit der Auswahl eines ERP-Systems beschäftigt und die Entscheidung für ABAS getroffen. Die hohe Anpassungsfähigkeit des Systems an die besonderen Anforderungen von einer vielfältig strukturierten Produktion war überzeugend", betont er: "abas-ERP gewährleistet einen durchgängig transparenten Datenfluss. Der durch die Software erreichte Organisationsgrad im Unternehmen hält die Kosten auf einem niedrigen Niveau." Mit diesem Wissen fiel es ihm noch vor seinem Dienstantritt in Karlsruhe Ende 2001 leicht, bereits vorab im Sommer 2001 die HWK bei ihrem Entscheidungsprozess für ABAS zu unterstützen, zumal auch eine ERP-Arbeitsgruppe aus Bereichsleitern und Key-Usern eine Empfehlung für das System abgab. Bereits zum 1. Januar 2002 sollte der Bereich Medizintechnik mit der neuen Software starten - ein ehrgeiziges Ziel für die Einführung eines ERP-Systems im Rahmen einer Unternehmens-Reorganisation.

Schritt für Schritt

Zeitgleich mit der Freischaltung des Systems in der Medizintechnik wurde SAP R/2 abgeschaltet. "Wir haben zwar ohne Sicherheitsnetz gearbeitet, waren aber davon überzeugt, dass der Umstieg gelingen würde, schließlich haben wir intensive Vorarbeit geleistet", resümiert IT-Leiter Joachim Fix. Erschwerend kam hinzu, dass zeitgleich der Ausbau der IT-Infrastruktur notwendig war, speziell die Anbindung der Standorte an die Zentrale galt es zu meistern. "Neben allerlei technischen Problemen war eine gute Performance für die ERP-Anbindung wichtig", erklärt Fix. Der Zeitdruck war immens. Obwohl die abas-Business-Software standardmäßig schon viele Bereiche beziehungsweise Aufgaben abdeckt, sind in einem derart diversifizierten Unternehmen wie HWK Anpassungen notwendig. Es galt interne Strukturen und Prozesse zu analysieren und zu optimieren. "Dies haben wir mit einer kleinen Gruppe aus Key-Usern und Bereichsleitern sowie der Geschäftsführung geleistet. Sehr positiv war aus unserer Sicht hierbei das Mitwirken der abas-Berater. Man merkt, dass diese viel Erfahrung mitbringen und auch wissen wie man dieses Know-how bei Kundenprojekten einbringt", erläutert Fix. Bei den Vorarbeiten und der späteren Einführung des ERP-System gingen die Karlsruher schrittweise vor: Jeder Unternehmensbereich wurde nacheinander analysiert, Strukturen optimiert, Daten geordnet und schließlich in die ERP-Software übernommen. "Ein Projekt in dieser Größenordnung und bei diesem Zeitrahmen lässt sich auf diese Weise am besten handhaben", erklärt Fix und ergänzt, dass man den Optimierungsprozess auch noch nicht abgeschlossen habe. Eine große Rolle spielte auch die Datenübernahme aus dem zuvor eingesetzten SAP R/2-System und der Access-Lösung im Bereich Finanzbuchhaltung. Diesen Part übernahmen die abas-Techniker mit einem erstaunlich guten Ergebnis - nur wenig Nacharbeit war nach dem Import an dem Datenbestand notwendig. Die abas-Business-Software wurde auf einem Linux-Server installiert, an den rund 150 Clients angeschlossen sind. Derzeit sind 25 Lizenzen im Einsatz. In weiteren Ausbaustufen sollen diese durch weitere Lizenzen ergänzt werden. Die einzelnen Standorte sind per DSL-Leitung (Digital Subscriber Line) an den Server angebunden, die einen schnellen Zugriff auf Daten und deren Bearbeitung erlaubt. Inzwischen ist bei HWK die abas-Business-Software in den Bereichen Einkauf, Disposition, Fertigung, Lagerhaltung, Kostenrechnung, Anlagen- und Finanzbuchhaltung im Einsatz. "Es hat sich gezeigt, dass zum einen die Qualität und Flexibilität der Software für uns genauso wichtig waren wie das Know-how und die Einsatzbereitschaft der abas-Berater", fasst Geschäftsführer van Eickels zusammen.